Robo ERP: importă sute de facturi din SPV, automat, dintr-o singură apăsare
Importul facturilor de la furnizori nu mai trebuie să fie o corvoadă de o factură pe rând. Cu Robo ERP, noul robot dezvoltat de Classoft, preiei simultan zeci sau chiar sute de documente din SPV, furnizorii și produsele sunt recunoscute automat, iar tu intervii doar acolo unde chiar contează.
Până acum, facturile primite în SPV puteau fi importate doar una câte una. Pentru o firmă care primește zeci de facturi pe zi, asta însemna ore pierdute cu introduceri manuale, potriviri de produse și verificări repetitive. Un proces în care eroarea umană se strecoară ușor, iar timpul echipei de contabilitate se consumă pe muncă mecanică.
Întrebarea nu mai este „cât durează să procesăm facturile de azi?", ci: cât de mult din acest proces poate fi lăsat în seama unui robot, ca echipa să se ocupe doar de excepții?
De la o factură la sute, dintr-o singură apăsare
Robo ERP schimbă complet ritmul de lucru în modulul de recepții. În loc să deschizi fiecare document în parte, robotul analizează în bloc toate facturile neimportate din luna curentă, identifică furnizorii și produsele și îți prezintă o situație clară a ceea ce a rezolvat singur și a ceea ce mai necesită atenție.
Robotul nu doar listează facturile, le decodează, recunoaște partenerii și produsele și îți arată exact unde trebuie să intervii.
Cum funcționează: analiza automată în câteva secunde
Accesarea funcționalității este simplă. În modulul Recepții apeși butonul XML Fact, unde sunt afișate toate facturile primite pentru luna de lucru curentă. Apoi, butonul Import Robo ERP deschide situația facturilor neimportate, analizate de robot.
Într-un exemplu real, robotul a analizat 26 de facturi și a împărțit munca în două: situația furnizorilor în partea stângă și situația produselor în partea dreaptă. Dintr-o singură privire vezi cât a rezolvat singur și cât a rămas de verificat.
Furnizori identificați automat, direct din ANAF
Din cele 26 de facturi, pentru 21 robotul a identificat singur furnizorul în catalogul de terți. Pentru celelalte cinci facturi avem furnizori noi, încă neînregistrați. Prin butonul Vezi pozițiile poți vizualiza acești parteneri noi înainte de orice acțiune.
Apoi, folosind butonul Rezolvă furnizorii, robotul creează automat furnizorii lipsă în catalogul de terți, preluând datele direct de pe serverul ANAF. Fără căutări manuale după CUI, fără completări de adrese sau coduri fiscale, partenerii noi apar corect și complet, în câteva secunde.
Informațiile furnizorilor vin direct de la ANAF, eliminând erorile de tastare și neconcordanțele din catalogul de terți.
Produse: cinci stări de identificare
În partea dreaptă a ecranului, robotul afișează situația produselor identificate în facturile analizate. Fiecare poziție este încadrată automat într-una dintre cinci stări, ca să știi exact ce a fost recunoscut și ce mai trebuie rezolvat.
Sunt situațiile în care codul produsului din XML există în catalog, însă denumirea din catalog nu seamănă cu denumirea din factura XML. Robotul le semnalează separat, ca să nu ajungă din greșeală în stoc un produs greșit.
Filtre care îți arată doar ce contează
Rezolvarea produselor se face în ecranul Import recepții: facturile decodate apar în tabelul de sus, iar pozițiile facturii selectate în tabelul de jos. Pentru a ajunge rapid la documentele dorite, poți filtra după:
- Perioadă sau interval valoric
- Status furnizor: identificat sau neidentificat
- Status produse: după cod, echivalență, denumire, potrivire suspectă sau neidentificat
- Tip factură, inclusiv taxare inversă sau facturi în valută
Vrei să te ocupi doar de documentele care necesită atenție? Filtrezi după statusul produselor și alegi neidentificate, iar sistemul afișează exact facturile care conțin produse de rezolvat.
Trei metode de rezolvare a produselor
Pentru produsele neidentificate ai la dispoziție trei căi, în funcție de situația fiecărui articol. Le poți aplica global, pentru toate facturile selectate, sau individual, la nivel de factură.
Selectezi pozițiile și creezi produsul direct din catalog, de exemplu „cablu de rețea". Stabilești codul, unitatea de măsură și chiar conturile (cont de stoc, cont de cheltuială) odată cu crearea produsului. O apăsare pe salvare și articolul intră în catalogul de produse.
Când produsul are cod în XML, selectezi poziția și folosești butonul Asociez coduri echivalente pentru pozițiile marcate. Cauți articolul corespunzător în catalogul tău de produse și asociezi codul echivalent , data viitoare va fi recunoscut automat.
Atunci când produsul există deja în catalog, dar nu a putut fi identificat automat, asociezi un cod temporar din catalogul de produse, prin butonul Asociez temporar pentru pozițiile marcate. Factura se procesează corect, fără să dublezi articole.
Verificarea neconcordanțelor antet – poziții
După ce produsele sunt rezolvate, verifici dacă există neconcordanțe între antetul facturii și pozițiile acesteia. Folosești filtrul neconcordanțe antet – poziții, care îți arată instant documentele cu abateri.
Aceste diferențe apar de obicei când factura conține un discount sau o taxă suplimentară care nu este distribuită la nivelul produselor. În astfel de situații, poți modifica manual pozițiile, poți adăuga sau șterge produse, ori poți ajusta prețurile și cantitățile.
O factură prezintă diferențe la baza de impozitare și TVA pentru cota de 21%. Conține un cost global de 23,96 RON care trebuie inclus în prețurile produselor. Cu butonul editare manuală pe baza fără TVA, ajustezi baza și TVA-ul pe fiecare poziție, până când antetul și pozițiile se potrivesc perfect.
Importul final: 26 de recepții, automat contate
După corecții, urmează pasul final. Selectezi toate facturile și le imporți într-un singur flux, cu contările generate automat conform regulilor definite în gestiune.
Ce însemna înainte ore de muncă pentru zeci de documente devine o operațiune de câteva minute, cu date corecte de la sursă și contabilitate generată automat.
Ce pierzi dacă rămâi la importul manual
- Ore consumate cu introducerea facturilor una câte una
- Erori de tastare la furnizori noi și la potrivirea produselor
- Întârzieri la recepție și la închiderea lunii
- Echipa de contabilitate blocată pe muncă mecanică, în loc de analiză
Robo ERP transformă importul facturilor din SPV dintr-o sarcină repetitivă într-un proces automat, rapid și sigur. Tu păstrezi controlul asupra excepțiilor, iar robotul se ocupă de restul, de la recunoașterea furnizorilor și produselor până la contările generate automat.
Solicită o demonstrație